Los Sistemas estándares de gestión de almacenes se realizan y se desarrollan de acuerdo a las necesidades de cada empresa y que permite la gestión automatizada de centros de producción, almacenaje y distribución de mercancías para empresas de cualquier sector de actividad.
Estos sistemas optimizan la utilización del espacio físico del almacén y la asignación de recursos en las operaciones de manipulación, e informa de forma ágil acerca de las cantidades y la localización de los productos almacenados.
Para poder realizar estas tareas de una forma efectiva y factible, se requiere de ayuda tecnológica para trabajar óptimamente, entre las cuales tenemos a los terminales móviles comunicados por radio frecuencia, con lectores de códigos de barras y RFID y permite la gestión de sistemas automáticos de manutención (transelevadores, transportadores, carruseles, rodillos, etc.) y de operación (picking automatizados, entre otros).
Determina los criterios para seleccionar el material a despachar desde al almacén en la cantidad, calidad y tiempo correcto. La importancia de este sistema radica en la rotación de todos y cada uno de los insumos y/o materiales custodiados por el almacén teniendo pleno conocimientos de los costos fijos, variables y ocultos que genera cada movimiento dentro de los almacenes.
¿Qué realiza un Sistema de Gestión de Almacenes - SGA?
- Control de nivel de stock del almacén a nivel de existencias y ubicaciones; es tener perfectamente controlados los inventarios.
- Gestión a tiempo real; es una función imprescindible, de no poder trabajar en tiempo real el uso del SGA como tal no tendría sentido.
- Trazabilidad, el uso del SGA nos brinda la trazabilidad dentro de nuestro almacén. La trazabilidad que puede considerarse como un factor competitivo para el cliente, está convirtiéndose en una exigencia básica que tenemos que ofrecer. En determinados sectores sin Trazabilidad no puedes competir.
- Planificación, asignación y control de la carga de trabajo de los recursos del almacén.
- Reportar la información necesaria para la toma de decisiones; En este punto hay que tener en cuenta la integración con el ERP de la empresa. Ya que el futuro del ERP y del SGA es trabajar juntos proporcionando un control total sobre la empresa.
¿Qué debe hacer un Sistema de Gestión de Almacenes?
- Versatilidad frente a los diferentes almacenes. Tipologías de unidad de carga por tipo de pedidos de cliente.
- Gestión de las ubicaciones del almacén.
- Perfecta integración con el ERP-SGA-ERP.
- Perfecta integración con otros elementos hardware (transelevadores, impresoras, etc)
- Soporte de tecnologías de identificación (Código de barras, RFID, etc)
- Implementación de técnicas logísticas, como el cross docking, picking, etc)
- Intercambio de información (stock-status, EDI)
- Organización del transporte. Colas /carga de trabajo.
Principios básicos de los almacenes
El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción o al venta de artículos o mercancías.
Todo almacén puede considerarse redituable para un negocio según el apoyo que preste a las funciones productoras de utilidades: producción y ventas.
Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrada y salida, es decir una rápida rotación.
Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operación.
Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén:
- La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacén.
- El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.
- Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control).
- Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas (Kardex).
- Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación de y control de producción sobre las existencias.
- Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción.
- La identificación debe estar codificada.
- Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.
- Los inventarios físicos deben hacerse únicamente pro personal ajeno al almacén.
- Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según sistemas existentes.
- La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.
- La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.
- Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.
- La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.
- El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.
Ventajas del uso de un WMS - SGA.
Plenamente integrable en los sistemas de información de la empresa, los S.G.A´s son capaces de realizar de forma automática el mando, el control y la optimización de todas las operaciones del almacén, disponiendo en todo momento de información actualizada y precisa sobre el stock, los operarios y las distintas zonas y ubicaciones.
Es una herramienta ideal para cadenas de supermercados, cadenas de tiendas minoristas, operadores logísticos, fabricantes y distribuidores en general.
Su utilización redundará inmediatamente en una mejora de la calidad, capacidad y productividad de su empresa.
El sistema de gestión de almacenes deberá aportar pues beneficios y cumplir los objetivos:
Relacionados con el coste: aprovechamiento del espacio, optimización de los tiempos de manipulación, minimización los inventarios y ajuste de los niveles de inversión en stocks.
Relacionados con el servicio: disminución de errores en las entregas a clientes, mantener la rotación de stocks en niveles que no generen ni excesos ni roturas y mostrar capacidad de adecuación a la evolución futura de los mercados.
§ El sistema de ubicación del stock registra y asigna ubicaciones buscando:
ü Maximizar la utilización del espacio de almacenaje.
ü Manipular y almacenar eficientemente los bienes recibidos.
ü Rotar los stocks correctamente.
ü Proporcionar una selección rápida del stock a expedir.
§ La información que proporciona el sistema es necesaria para:
ü Facilitar el almacenaje rápido del stock recibido.
ü Encontrar el stock cuando es necesario.
ü Ayudar a detectar y corregir los errores.
Aportan información a los directivos.
Las transacciones a tiempo real permiten actualizaciones instantáneas de los stocks y un control instantáneo de las operaciones.
Estos controles pueden ser realizados a distancia.
Antes de emplear las tecnologías de la información es necesario conocer cómo se realizan las operaciones manualmente.
Hoy en día, si queremos ofrecer un buen nivel de servicio y que sea de calidad, Debemos de poder ofrecer a nuestros clientes en cualquier momento la situación de su stock. Y para trabajar de forma eficaz y eficiente, a nivel interno debemos conocer donde está la mercancía en cada momento, su status y que está ocurriendo con ella.
Los SGA como fuente de información
Utilizados para consolidar información sobre:§ Productividad del personal.
§ Utilización del espacio.
§ Expediciones servidas a tiempo.
§ Envíos completos.
§ Control de calidad de los pedidos servidos.
§ Costos. Comparación de los costos presupuestados con los reales (para el personal, los equipos y otros costos operativos).El SGA como núcleo de sistemas periféricos cooperativos
Para gestionar un almacén disponemos en la actualidad de los SGAs por radiofrecuencia y de diversos elementos de manipulación de mercancías:
Carruseles, trans-elevadores o montacargas eléctricos, sistemas de pick by light, clasificadores, túneles de lectura de RFID, sistemas de pesado y cubicado, etc.
Los SGAs avanzados son los que pueden sacar mejor provecho de todos estos sistemas periféricos cooperativos, pero basando sus algoritmos de decisión en el tiempo real que proporcionan los terminales de radiofrecuencia.
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