El Grupo como Sistema Rony B. Pezo Sánchez

Todas las personas pertenecemos  y/o estamos inmersos en grupos, y de muchos de ellos no estamos conscientes que somos miembros. La naturaleza social del hombre prácticamente le impide desarrollarse solo (inclusive los ermitaños) y esto lo podemos apreciar en los primeros hombres que ante las inclemencias del clima, las fieras, el hambre, sintieron la necesidad de juntarse con sus pares, porque descubrió que juntos podía satisfacer sus necesidades básicas con mayor eficiencia y rapidez. Los estudiosos del comportamiento y el enfoque sistémico, establecen que el individuo es un sistema de comportamiento en sí mismo, que integrado con otros individuos se convierte en un sistema mayor (donde cada persona se convierte en un subsistema) denominado grupo, por lo que se sienten integrados, y comparten diversas actividades o tareas como estudios, trabajo, ideas, sentimientos, entre otros, de tal forma que satisfacen necesidades.

En este breve comentario inicial, podemos deducir que un instrumento de vital importancia que ha permitido el desarrollo y progreso del hombre, es justamente el grupo social. Pero entonces que es realmente este conjunto de individuos. En las líneas anteriores he mencionado algunos puntos que forman parte de la conceptualización de un grupo, es por tanto necesario establecer una definición formal del mismo, que a continuación se intenta.

¿Qué es un Grupo ?

Muchos autores e investigadores sobre la psicología, sociología y administración han escrito sobre los grupos humanos y su influencia en las organizaciones, casi todos sin embargo coinciden principalmente en los siguientes puntos:

a. Es un conjunto de individuos que interactúan entre sí

b. Están relacionados por vínculos o intereses comunes (objetivo común )

c. Pueden distinguir a los miembros de los no miembros

d. Se encuentran en permanente cambio (es dinámico)

e. Cada uno tiene una posición diferenciada en el grupo.

Por otro lado, bajo la óptica de los sistemas, Huse y Bowditch ^[1] , establecen que un Grupo Social, esta formado por entradas (que incluyen expectativas de dentro y fuera del grupo); las transformaciones (donde se encuentra la estructura, interacciones y gobierno del grupo); y las salidas que esta formada por los resultados (productividad) y la satisfacción.

Además mencionan que para mantener el equilibrio dinámico y los cambios existe una realimentación positiva y otra negativa, la cual se representa en el gráfico N° 01.

Pues bien, bajo esta perspectiva sistémica, un grupo se define:

"Como un sistema abierto de comportamientos, que emiten flujos continuos hacia el interior y exterior de material, energía e información".  Cuando se habla aquí de sistema se hace referencia básicamente a las personas, expresadas en función de los comportamientos y manifestada a través de las conductas individuales y grupales.

Esta definición un tanto fría, nos permite establecer, que la organización es una red de grupos y personas que pueden pertenecer o no a la empresa, pero que ejercen una clara influencia en su desenvolvimiento. Esto último se intenta expresar en el gráfico N° 02 siguiente.

Las organizaciones son redes de grupos y personas que pueden pertenecer o no a la empresa, pero que ejercen una clara influencia en su desenvolvimiento. Lo que nos plantea que la organización, es la estructuración e integración de las actividades humanas alrededor de distintas tecnologías. Los grupos de  proveedores, Compradores y entes reguladores, son grupos que no pertenecen a la organización pero interaccionan con la organización, por lo que implícitamente actúan sobre los grupos formales de la organización e inclusive informales.

Veamos el sistema organizacional conformado por por cinco subsistemas, que son: Subsistema de metas y valores, Subsistema Técnico, Psicosocial, Estructural y el subsistema Administrativo.

- Subsistema de Metas y Valores. Debe cumplir objetivos determinados por el sistema general.

- Subsistema Técnico. Son los conocimientos necesarios para el desarrollo de las tareas requeridas, tecnología y afecta a la estructura y sistema psicosocial.

- Subsistema Estructural. Se refiere a la forma como están divididas las tareas de la organización (diferenciación) y coordinadas (integración).

- Subsistema Psicosocial. Está compuesto por individuos y grupos en interacción. Este es formado por la conducta individual, la motivación, las relaciones de status y de papel, dinámica de grupos.

Tipos de Grupo

 Los grupos se dividen en dos grandes ramas, estas son:

Los Grupos Secundarios.- Son las grandes organizaciones, a muchas de las cuales pertenecemos, pero que perdemos la noción de ello hasta que llega algo que nos lo hace recordar (acción motivadora). Es decir llegamos a no estar conscientes de ello, debido a una escasa interacción, donde hay relaciones frías, impersonales, más formales. Ejemplo: el Seguro social, AFP, partidos políticos, pueblos, ciudades, etc.

Los Grupo Primarios.- Aqui se concentran los grupos de mayor importancia para el hombre. Por lo general son grupos pequeños con los cuales mantenemos una permanente interacción. Los miembros se hallan ligados por lazos emocionales, cálidos e íntimas y personales, esto hace que aparezca una solidaridad inconsciente. Ejemplos: los amigos, el equipo de trabajo, la familia, grupo de clase, etc. Los grupos primarios a su vez pueden ser formales e informales.

a. Grupos Formales.- Son los grupos que se crean, para cumplir determinados objetivos específicos que se relaciona con la misión de la organización. Este tipo de grupos se dividen en permanentes y temporales.

a.1 Grupos permanentes.- Es una unidad de trabajo organizada para ejecutar un trabajo especializado. Ejemplo: los departamentos, unidades y secciones de una empresa.

a.2 Grupo temporales.- Son unidades de trabajo creadas para resolver problemas específicos en plazos determinados, luego del cual se disuelven. Ejemplo: Equipo de desarrollo de proyectos, las comisiones, etc.

b. Grupos Informales.- Son los grupo que surgen espontáneamente en respuesta a ciertas necesidades de las personas como afiliación, seguridad, estima, disipar el aburrimiento, etc. Los directivos de las empresas deben tener cabal conocimiento de estos grupos, que aparecen como una tendencia natural, y el fomentar su participación puede permitir que la organización logre sus objetivos con mayor rapidez. Este tipo de grupos pueden ser de interés mutuo o de amistad.

b.1. Los grupo de interés mutuo, son aquellos donde los miembros se asisten mutuamente, ante presencia de problemas comunes o en defensa de intereses propios. Ejemplo: cuando los trabajadores de una organización deciden unirse, cuando consideran que una directiva atenta contra sus intereses, su unen para enfrentarse a sus superiores.

b.2. Los grupos de amistad, son aquellos en los cuales sus miembros buscan satisfacer sus necesidades de afecto y estima, pero sin un objetivo definido. Ejemplo: los equipos de barrio, a la hora del refrigerio se forman grupos de amistad.

Grupos Específicos

En la literatura consultada plantean diversos tipos de grupos, sin embargo casi todos caen bajo las definiciones antes mencionadas, pero la naturaleza de esta monografía y de nuestra realidad hace necesario definir dos grupos, que creo importantes. Los grupos denominados comités y los círculos de calidad.

Los Comités.- Agustín Reyes Ponce^[2], define a un comité, "como el grupo de personas que se reúnen para deliberar, decidir o ejecutar en común y en forma coordinada algún acto o función". El uso de los comités es muy amplio en las organizaciones y es muy usado para resolver conflictos, sugerir acciones, generar ideas y tomar decisiones. Los investigadores recomiendan que estos grupos sean relativamente pequeños (en funcional tamaño de la organización), porque mencionan que un mayor tamaño afecta la calidad de la toma de decisiones del grupo, por otro lado tienden a formarse subgrupos informales, debido a que la capacidad comunicativa disminuye entre los miembros, generando desorden y conflictos.

Los Círculos de Calidad.- Es un grupo de labores diseñado para lograr una actividad de mucha participación por parte de los integrantes del grupo. Es el desarrollo del trabajo en equipo. Los Círculos tienen las siguientes características:

1. Es un grupo de 4 a 15 integrantes (el tamaño es relativo). La mayoría está conformado por 8 a 9 integrantes.

2. Sus integrantes se encuentran en la misma área de trabajo

3. La participación es voluntaria

4. Se reúnen una vez por semana de media a una hora, en horario de trabajo

5. Son capacitados en técnicas para la solución de problemas

6. Seleccionan los problemas y proyectos en los que el grupo debe trabajar

7. Los círculos existen mientras los integrantes desean reunirse.

Esta es la herramienta que permitió a los japoneses alcanzar el éxito. En nuestro país se intentaron hace muchos años formar círculos de calidad, pero el terreno no estuvo preparado por lo que la idea fracaso. El fracaso se debió fundamentalmente a la falta de motivación y conciencia del trabajador, además de la falta de un decidido apoyo de los empresarios, para la tarea de educar y formar conciencia en los trabajadores. Por otro lado otro factor que imposibilita su aplicación eran las leyes laborales que fomentaban la apatía laboral y desinterés del trabajador al convertirse en trabajador estable, situación que a la fecha ya cambio y el trabajo en equipo es ahora esencial y el liderazgo se está trasladando al equipo, no a la persona.

^[1].- Huse y Bowditch, "Comportamiento Humano en la Organización"

^[2].- Reyes Ponce, Agustín, "Administración de Empresas- Teoría y práctica"